Een subsidie moet op grond van de Awb worden vastgesteld. De subsidieontvanger is verplicht een aanvraag tot vaststelling in te dienen na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend, indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven. Is geen subsidieverleningsbeschikking gegeven, dan wordt de subsidie vastgesteld bij de beslissing op de aanvraag. Deze vaststelling zonder voorafgaande verlening kan zowel voorafgaand aan de activiteiten als na afloop daarvan plaatsvinden.
Aanvraag tot vaststelling subsidie
Bij de aanvraag tot vaststelling toont de subsidieontvanger aan dat:
- de activiteiten hebben plaatsgevonden;
- de verplichtingen zijn nageleefd; en
- legt hij rekening en verantwoording af over de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.
Lager vaststellen subsidie
De subsidie kan op een lager bedrag dan is verleend worden vastgesteld wanneer:
- de gesubsidieerde activiteiten niet of niet geheel hebben plaatsgevonden;
- de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;
- de subsidie-ontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gevevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid;
- de subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidieontvanger dit wist of behoorde te weten.
De reden voor een lagere vaststelling moet altijd op één van deze gronden terug te voeren zijn. Het bestuursorgaan mag geen andere gronden hanteren.
Omvang verlagen subsidie
Met welke omvang de subsidie mag worden verlaagd, kan vaak pas aan de hand van de feiten en omstandigheden van de specifieke casus worden bepaald. Dit kan anders liggen bij standaardverplichtingen zoals het voeren van een deugdelijke administratie of de verplichting zich te verzekeren tegen brand of diefstal. In die gevallen kan een sanctiebeleid worden vastgesteld op grond waarvan standaard bijvoorbeeld een verlaging van 5% plaatsvindt indien de verplichting niet is nageleefd.
Wanneer het subsidiebedrag afhankelijk is van de werkelijke kosten, worden op grond van de Awb de kosten die in redelijkheid niet als noodzakelijk worden beschouwd, bij de vaststelling niet in aanmerking genomen. Onredelijke kosten zoals wellicht de kosten van personeel boven de WNT-norm, etentjes, de huur van onnodig dure vergaderlocaties, hoeven dan dus niet te worden gesubsidieerd.
Geen aanvraag tot vaststelling: gevolgen
Wordt geen aanvraag tot vaststelling ingediend en blijft deze aanvraag ook na herinnering daartoe achterwege, dan kan de subsidie ambtshalve worden vastgesteld (artikel 4:47, aanhef en onder a, Awb). In dat geval bestaat voor de subsidieontvanger het risico op een vaststelling op nul omdat het bestuursorgaan dan niet kan vaststellen of de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de verplichtingen.
Ondersteuning door Vijverberg
Wilt u advies over de mogelijkheden een subsidie lager vast te stellen of als bestuursorgaan of subsidieontvanger ondersteuning in een procedure over een lagere vaststelling? Onze specialisten kennen de regelgeving en jurisprudentie en kunnen u adviseren over het bedrag waarop de subsidie in uw casus lager kan worden vastgesteld, een inschatting maken over uw kansen in een procedure en voor u optreden als procesvertegenwoordiger.
