Een bestuursorgaan verstuurt een besluit per aangetekende post. Betrokkene verzuimt het aangetekende poststuk af te halen, neemt geruime tijd later kennis van het besluit en maakt vervolgens bezwaar tegen het besluit. Is zijn bezwaar tijdig ingediend? Hoe zit dat bij verzending van een besluit per gewone (niet-aangetekende) post wanneer uit het postregistratiesysteem van een bestuursorgaan niet blijkt wanneer een besluit is verzonden? Wanneer is in dergelijke situaties sprake van bekendmaking van een besluit en van aanvang van de bezwaartermijn? De Centrale Raad van Beroep heeft zich hier onlangs nog eens over uitgesproken.
Een bezwaar moet tijdig worden ingediend, in beginsel binnen zes weken na de bekendmaking van het besluit. Om te kunnen beoordelen of een bezwaar tijdig is ingediend, is het dus van belang te weten wanneer de bezwaartermijn aanvangt, oftewel op welke dag het besluit is bekendgemaakt.
Aanvang van de bezwaartermijn
In de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat de bezwaartermijn aanvangt met ingang van de dag na de dag waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt. De hoofdregel is dat bekendmaking van een besluit dat is gericht aan een of meer belanghebbenden geschiedt door uitreiking of toezending aan belanghebbenden. In de praktijk is toezending de meest gebruikte wijze van bekendmaking. Heeft betrokkene eerder aan het bestuursorgaan gemeld dat hij een gemachtigde heeft, dan is een besluit pas rechtsgeldig bekendgemaakt als het besluit (mede) aan de gemachtigde is uitgereikt of toegezonden (zie CRvB 6 februari 2004, LJN: AO5483).
Twee casussen
Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) heeft op 24 en 29 december 2003 besluiten over correctienota´s bekend gemaakt door middel van verzending per aangetekende post aan betrokkenen. Omdat betrokkenen de aangetekende post niet hebben afgehaald, stuurt TPG Post de aangetekende post retour aan UWV. UWV besluit vervolgens de nota’s op 18 februari 2004 alsnog per niet-aangetekende post aan betrokkenen te sturen en stelt hen tot 17 maart 2004 in de gelegenheid om bezwaar in te dienen. De vraag is of het (vóór 17 maart 2004) ingediende bezwaar tijdig is ingediend. De Centrale Raad van Beroep oordeelt dat de besluiten door toezending per aangetekende brief op 24 en 29 december 2003 rechtsgeldig bekend zijn gemaakt. Het niet-afhalen van de aangetekende post komt voor risico van betrokkenen. Slechts door eigen toedoen van betrokkenen is de bezwaartermijn ongebruikt verstreken. De eventuele ontstane verwarring als gevolg van het alsnog toezenden per gewone post en het geven van een aanvullende bezwaartermijn, maakt dit niet anders (CRvB 11 mei 2006, LJN: BA2365).
In een andere zaak maakt UWV een besluit, dat is gedateerd op 2 februari 2005, bekend aan betrokkene door middel van toezending per gewone post. Er ontstaat een geschil over de bekendmakingsdatum (de verzenddatum) van het besluit. Temeer nu het registratiesysteem van UWV geen gegevens bevat over de concrete en feitelijke postverzending van het besluit. UWV stelt dat het besluit op 2 februari 2005 is verzonden. Betrokkene stelt dat hij het besluit (pas) op 4 februari 2005 heeft ontvangen. Hij leidt daaruit af dat het besluit de dag daarvoor, dus pas op 3 februari 2005, is verzonden en bekendgemaakt zodat de bezwaartermijn pas op 4 februari 2005 is aangevangen. De Centrale Raad van Beroep oordeelt echter dat door toezending van het besluit aan het adres van betrokkene is voldaan aan de wettelijke voorwaarden voor het aanvangen van de bezwaartermijn en ziet geen aanleiding te betwijfelen dat het besluit niet op 2 februari 2005 is verzonden. De memorie van toelichting bevat geen aanknopingspunten voor de stelling dat de dag van ontvangst (mede) bepalend is voor de aanvang van de termijn. Eventuele latere ontvangst van het besluit is niet van invloed op de dag waarop de bezwaartermijn aanvangt (CRvB 21 februari 2007, LJN: AZ9964).
Aangetekende verzending
Voordeel van toezending per aangetekende post is dat het verzendbewijs uitsluitsel geeft over de dag van verzending. Deze dag blijkt uit de datum van de poststempel die op het verzendbewijs of (als het bestuursorgaan de aangetekende post zelf verzendklaar maakt) in het registerboekje is geplaatst. De dag na die van verzending geldt dan als de eerste dag van de bezwaartermijn (CRvB 26 januari 2006, LJN: AV1061). Dit is niet anders in het geval betrokkene de aangetekende post niet in ontvangst heeft genomen of opgehaald zoals in de hiervoor vermelde casus (zie CRvB 11 mei 2006, LJN: BA2365). In het geval het aangetekende poststuk na aangetekende verzending in het ongerede is geraakt, is dit evenmin anders. In dat geval is de dag van bekendmaking van het besluit de dag waarop de aangetekende brief door het bestuursorgaan voor verzending ter post is bezorgd (CRvB 4 januari 2001, LJN: AA9909). Of in dergelijke situaties sprake is van een verschoonbare termijnoverschrijding is een andere vraag, die buiten het bestek van deze Vijverberg Update valt.
Het is ook mogelijk te kiezen voor aangetekende verzending met bericht van ontvangst. Gelet op de jurisprudentie is dit niet verplicht of noodzakelijk. Kies je voor deze mogelijkheid dan kan het ontvangstbewijs uitkomst bieden in de situatie dat de geadresseerde stelt het poststuk niet of veel later te hebben ontvangen.
Niet-aangetekende verzending
Toezending per aangetekende post is kostbaar en een bestuursorgaan zal uit kostenoverwegingen niet alle besluiten op een dergelijke wijze willen verzenden. Dat is ook niet verplicht. Toezending per gewone post aan het laatstelijk door betrokkene opgegeven (correspondentie)adres volstaat in beginsel. Uitgaande van de hoofdregel vangt de bezwaartermijn aan op de dag na die van verzending. Als de ontvangst van een besluit wordt ontkend, dient sprake te zijn van een “niet bij voorbaat ongeloofwaardige ontkenning” (CRvB 10 oktober 2006, LJN: AU7143). De geadresseerde kan niet volstaan met het eenvoudig ontkennen van de ontvangst.
Bij onduidelijkheden over de datum van verzending van het besluit ligt het op de weg van het bestuursorgaan om de verzenddatum aannemelijk te maken. In de praktijk stuit dit nogal eens op bewijsproblemen omdat in het postregistratiesysteem de verzenddatum niet voldoende betrouwbaar wordt vastgelegd. Dergelijke problemen kunnen zich ook voordoen indien de postkamer geen verzendregister bijhoudt, waardoor niet uitgesloten kan worden dat er vertraging kan optreden tussen het moment van deponeren van het besluit in een interne postbak en het moment van aanbieding van het besluit ter verzending aan TPG Post (CRvB 10 oktober 2006, LJN: AU7143). Enkel de algemene verklaring van de leidinggevende van de postafdeling dat alle (tijdig) aan het bureau aangeboden poststukken dezelfde dag per post worden verzonden, is niet afdoende (CRvB 19 april 2007, LJN: BA4316).
Hoe zit het als betrokkene onder verwijzing naar de ontvangstdatum de datum van verzending bestrijdt? Zoals uit de hiervoor besproken casus blijkt, ziet de Centrale Raad van Beroep geen aanknopingspunten voor de stelling dat de dag van ontvangst (mede) bepalend is voor de aanvang van de termijn. Eventuele latere ontvangst van het besluit is niet van invloed op de dag waarop de bezwaartermijn aanvangt (CRvB 21 februari 2007, LJN: AZ9964).
Conclusie
Uit de jurisprudentie blijkt dat bij bekendmaking van besluiten door middel van verzending per gewone dan wel aangetekende post, de dag van verzending uitgangspunt is voor het aanvangen van de bezwaartermijn. De datum van ontvangst is daarvoor niet (mede) bepalend. Als de ontvangst op een niet bij voorbaat ongeloofwaardige wijze wordt ontkend of als de verzenddatum wordt bestreden, ligt het op de weg van de verzender om de verzenddatum aannemelijk te maken.
Tips
- Als je kiest voor uitreiking van een besluit, is het verstandig de datum van uitreiking op het besluit te vermelden en betrokkene voor ontvangst te laten tekenen.
- Let op de juiste adressering en gebruik het laatstelijk door betrokkene opgegeven (correspondentie)adres. Heeft iemand een gemachtigde, stuur hem dan altijd een afschrift.
- Afhankelijk van (de ernst van) de inhoud van de brief is het soms verstandig te kiezen voor verzending per aangetekende post (ook aan de gemachtigde). Bijvoorbeeld wanneer je in de brief een reactietermijn biedt, een dienstopdracht geeft, een ontslagbesluit neemt of een disciplinaire straf oplegt.
- Met name als het gaat om verzending van niet-aangetekende post is het verstandig gebruik te maken van een duidelijk postregistratiesysteem met verzendregistratie.
- Is betrokkene langdurig niet aanwezig op zijn adres, dan is het aan betrokkene om te zorgen dat hij kennis kan nemen van de hem in die periode toegezonden post. De post kan in dat geval gewoon naar zijn reguliere adres gezonden worden. Heeft de medewerker in verband met bijvoorbeeld vakantie aangegeven dat hij op zijn vakantieadres of per e-mail bereikbaar is, stuur de brief dan aan zowel zijn reguliere (correspondentie)adres als het opgegeven tijdelijke (e-mail)adres. Als je het besluit meestuurt, zorg dan wel voor een beveiligd, niet te bewerken document.