Kantonrechter: OR heeft instemmingsrecht op thuiswerkbeleid

Geschreven door: mr. Liselotte Straathof

Sinds de coronacrisis is thuiswerken niet meer weg te denken. De tijden dat er alleen incidenteel of bij bijzondere omstandigheden werd thuisgewerkt zijn bij veel organisaties voorbij. Maar wat is de rol van de ondernemingsraad (OR) bij het invoeren of wijzigen van het thuiswerkbeleid? Heeft de OR dan instemmingsrecht? In een recente uitspraak heeft de kantonrechter van de rechtbank Amsterdam antwoord gegeven op die vraag (Rechtbank Amsterdam 3 juni 2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:3782).

Wat was er aan de hand?

Deze kwestie speelde tussen het internationale computer- en elektronicabedrijf Asus en zijn OR. Toen aan het begin van de coronacrisis werd opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken, sloot Asus het kantoor volledig. Alle werknemers moesten vanuit huis gaan werken. Deze maatregel werd een paar keer verlengd en twee aangekondigde gedeeltelijke kantoorheropeningen zijn niet doorgegaan. 

Het hoofdkantoor van Asus in Taiwan heeft in 2021 een richtlijn met het hele concern gedeeld over hybride werken. Daarin staat onder andere dat er maximaal twee dagen per week vanuit huis gewerkt kan worden. 

In februari 2022 informeerde de Regional Director de OR over het plan om het personeel voor één of twee dagen per week terug te laten keren naar kantoor. Na kort contact daarover reageerde de OR hier positief op en gaf de OR aan dat dit met het personeel gecommuniceerd kon worden. In april 2022 kondigde Asus aan dat het personeel voor drie dagen in de week terug zou moeten keren naar kantoor. Nadat de OR zich op het standpunt stelde dat dit besluit instemmingsplichtig is op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR), verhoogde Asus het aantal kantoordagen niet en werd het aantal kantoordagen op twee gehandhaafd. 

In januari 2023 had de HR Business Partner Regional Manager EMEA per e-mail contact met de OR over het voorgenomen beleid om maximaal twee dagen thuis te gaan werken en vroeg zij de OR om een ‘review’. Toen de OR aangaf dat er instemming gevraagd zou moeten worden antwoordde zij onder meer: ‘so yes, we are requesting you to give your consent’. De OR adviseerde om maximaal één of twee kantoordagen aan te houden, maar Asus besloot het voorgenomen beleid om maximaal twee dagen thuiswerk toe te staan, toch in te voeren. De OR vernietigde dit besluit en vroeg om een instemmingsverzoek. 

Asus stelde zich vervolgens kortgezegd op het standpunt dat de OR geen instemmingsrecht heeft. Nadat de OR het personeel had geïnformeerd over de vernietiging van het besluit heeft Asus het personeel bericht dat aan de OR een voorwaardelijk instemmingsrecht was toegekend, waarbij de voorwaarde was dat het bevoegd gezag zou oordelen dat de OR instemmingsrecht had over dit onderwerp. In maart 2024 diende Asus het instemmingsverzoek in bij de OR. Daarbij stelde Asus zich op het standpunt dat na het tijdelijke thuiswerken terugkeer naar de oorspronkelijke situatie weer aan de orde was (fulltime op kantoor werken), met dien verstande dat maximaal twee dagen vanuit huis werken werd toegestaan. De OR heeft niet ingestemd met dit verzoek.

Standpunten Asus en OR

Asus verzoekt de kantonrechter om te oordelen dat de OR geen instemmingsrecht heeft ten aanzien van het voorgenomen besluit tot invoering van een hybridewerkbeleid. Voor het geval de OR wél instemmingsrecht heeft, verzoekt Asus de kantonrechter om vervangende toestemming. Volgens Asus is de beslissing van de OR om geen instemming te verlenen namelijk onredelijk, of is het besluit nodig vanwege zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische en bedrijfssociale redenen. 

De OR vindt dat zij instemmingsrecht heeft op grond van artikel 27 lid 1 WOR. Als dat niet het geval is, heeft de OR instemmingsrecht gekregen van Asus door een uitbreiding van bevoegdheden als bedoeld in artikel 32 lid 2 WOR. Asus heeft namelijk expliciet om instemming gevraagd en daarbij is instemmingsrecht toegekend. De eventuele tijdelijkheid van de regeling doet er niet aan af dat instemming gevraagd moet worden. Het verzoek om vervangende toestemming kan niet worden toegewezen, omdat de belangen van de werknemers in dit geval zwaarder wegen dan die van de werkgever.

Wat vindt de kantonrechter?

Instemmingsrecht

De kantonrechter vindt dat de OR wel instemmingsrecht heeft op grond van artikel 27 lid 1 van de WOR. Het enkele feit dat de OR bij de invoering van de thuiswerkregeling geen gebruik heeft gemaakt van het instemmingsrecht en niet de nietigheid heeft ingeroepen van het besluit om helemaal vanuit huis te gaan werken, doet daar niet aan af. Gelet op de omstandigheden toen (waarbij iedereen werd geadviseerd om zoveel mogelijk thuis te werken) was het volgens de kantonrechter eerder bijzonder geweest als de OR dat wél had gedaan.

Een thuiswerkregeling of regeling hybride werken valt onder een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. De arbeidsomstandigheden zijn nu eenmaal wezenlijk anders als iemand thuiswerkt dan als iemand op kantoor werkt, aldus de kantonrechter. Denk aan het niet reizen, het flexibeler indelen van werk, het aanpassen van de werkomgeving naar de eigen voorkeuren en een andere werk-privébalans. Er is dus instemming van de OR vereist voor het wijzigen van het aantal thuiswerkdagen. 

Er is hier geen sprake van een dusdanig tijdelijke regeling zonder duurzaam karakter dat geen instemming gevraagd hoeft te worden. In de besluiten zijn ook geen termijnen genoemd waaruit tijdelijkheid blijkt. Bij de terugkeer naar kantoor voor twee dagen was dat ook niet het geval en de huidige thuiswerksituatie heeft ook na Covid nog lang voortgeduurd. Het enkele feit dat een situatie tijdelijk is, betekent nog niet dat de OR geen instemmingsrecht heeft. Aangezien de genomen besluiten wel degelijk (grote) gevolgen hebben voor het personeel, vindt de kantonrechter dat ook bij de thuiswerkregeling sprake is van instemmingsrecht, ook al zou die tijdelijk zijn. 

Ten overvloede wijst de kantonrechter er nog op dat de mededeling in de mail van de HR Business Partner wel degelijk gezien kan worden als het toekennen van bovenwettelijk instemmingsrecht als bedoeld in artikel 32 lid 2 WOR. Dit mede gezien de informele relatie tussen Asus en de OR. Dat de HR Business Partner persoonlijk niet de ondernemer is in de zin van de WOR en dat zij niet bevoegd was om instemmingsrecht toe te kennen helpt Asus niet. Mede gelet op de informele relatie mocht de OR daar wel op vertrouwen, te meer omdat de HR-directeur en de bestuurder een kopie van de e-mail hebben gehad en zij daar niet op hebben gereageerd.

Vervangende toestemming 

De kantonrechter kan alleen vervangende toestemming geven voor het besluit waar de OR niet mee wil instemmen, en: 

• de weigering van de instemming onredelijk is, of;
• als het voorgenomen besluit door de onderneming gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen. 

Bij de redelijkheidstoets moet de rechter de argumenten van de ondernemer voor het voorgenomen besluit en de argumenten van de OR om instemming te onthouden tegen elkaar afwegen. Daarbij moeten alle argumenten in overweging worden genomen. Bij de beoordeling van de (on)redelijkheid van de wijze waarop de OR van zijn instemmingsrecht gebruik heeft gemaakt, dient de kantonrechter zich terughoudend op te stellen. Dit vanwege de aard van het instemmingsrecht en lid 4 van artikel 27 WOR (de mogelijkheid tot vervangende toestemming) als correctie daarop. 

Als de kantonrechter geen toestemming verleent, wijzigt de situatie niet. Die situatie is niet dat er volledig op kantoor moet worden gewerkt, maar dat er maximaal twee dagen op kantoor moet worden gewerkt. De hybride werkregeling die Asus wil invoeren op grond waarvan maar twee dagen mag worden thuisgewerkt, kan bezwaarlijk anders worden gezien dan een wijziging van de al bestaande regeling. Zo heeft Asus zelf ook steeds over het thuiswerken gecommuniceerd. 

De kantonrechter weegt de argumenten van Asus (onder andere het voeren van het beleid van Asus HQ, verminderde productiviteit en sociale cohesie, creatieve ideeën, collegiale kameraadschap en loyaliteit, onderbouwd met (algemene) onderzoeken) en de argumenten van de OR (groot belang werknemers, extra kosten voor de werknemers, werk-privé balans, flexibiliteit en onduidelijkheid over het aantal werkplekken dat aan arbo-eisen voldoet) tegen elkaar af. De kantonrechter komt tot het oordeel dat de argumenten van Asus (die zeer algemeen en summier onderbouwd zijn) niet redelijker zijn dan die van de OR. Door de OR was een enquête gehouden onder het personeel, waaraan meer dan 50% had deelgenomen en waaruit bleek dat het overgrote deel het thuiswerken zo wilde houden. Het onthouden van de instemming door de OR is dan ook niet onredelijk. 

De kantonrechter wijst ook het verzoek om vervangende toestemming wegens zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen af. Asus heeft weinig meer gesteld dan dat zij het beleid van Asus HQ diende te volgen en dat zij daar een zwaarwegend belang bij heeft. Dat is op zichzelf onvoldoende. Er is bijvoorbeeld niet gebleken dat sprake is van nadelige consequenties als zij dat beleid niet volgt.

Conclusie 

Uit deze uitspraak wordt duidelijk dat een thuiswerkregeling of regeling over hybride werken onder het instemmingsrecht van artikel 27 lid 1 van de WOR valt en dus dat instemming van de OR nodig is voor het invoeren, wijzen of afschaffen van een regeling waarin afspraken staan met betrekking tot het aantal thuiswerkdagen. Als werkgever is het goed hierop bedacht te zijn. Evenals op het feit dat een bovenwettelijk instemmingsrecht kan ontstaan op basis van uitspraken in de contacten met de OR, ook als die uitspraken niet worden gedaan door de bestuurder.

Heeft u hierover vragen, neem dan contact op met onze medezeggenschapsspecialisten.