Het voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken zou in iedere organisatie regelmatig moeten gebeuren. Toch leert de praktijk dat dit niet altijd het geval is. Voorafgaand aan bepaalde rechtspositionele besluiten is een dergelijk gesprek absoluut aan te raden.
Het functionerings- en beoordelingsgesprek
Bij het voeren van een functioneringsgesprek staat het samen bespreken van het functioneren van de medewerker centraal en ligt de nadruk op het formuleren van verbeterpunten in het functioneren.
Bij een beoordelingsgesprek spreekt de leidinggevende zijn oordeel uit over het functioneren van de medewerker. Omdat een negatieve beoordeling invloed kan hebben op de rechtspositie van de medewerker is het van groot belang om zorgvuldig en volgens de gestelde eisen deze beoordeling op te stellen.
Naast de bekende functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken worden ook voortgangsgesprekken gehouden, een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) opgesteld, jaarwerkplannen gemaakt en investeringscontracten afgesloten. Dergelijke plannen en afspraken kunnen, wanneer ze niet door de medewerker worden nagekomen, in bepaalde gevallen ook de basis vormen om tot een rechtspositioneel besluit te komen.
Het nemen van een rechtspositioneel besluit
In principe is het opstellen van een beoordeling en het voeren van een beoordelingsgesprek niet verplicht, tenzij de rechtspositieregeling dat voorschrijft. Als er regelgeving is over de frequentie en wijze van beoordelen binnen een organisatie dan is het van belang deze voorschriften te volgen. Toch is een beoordeling niet in alle gevallen een voorwaarde om tot een rechtspositioneel besluit te komen, mits het rechtspositionele besluit op een andere manier gemotiveerd en onderbouwd kan worden.
Een medewerker van een Arrondissementsrechtbank is bij brief meegedeeld dat het bij herhaling voorkomt dat hij opgedragen en afgesproken werkzaamheden niet uitvoert en dat dit al diverse malen met hem is besproken door zijn directe chef. Tevens staan in deze brief wederom de eerder gemaakte werkafspraken opgesomd. Daarna wordt hij in diverse volgende gesprekken ervan op de hoogte gesteld dat ernstige klachten over zijn functioneren bestaan.
Een jaar later wordt de betrokken medewerker schriftelijk gewaarschuwd omdat hij zich niet aan de eerder gemaakte afspraken houdt. Hierbij wordt duidelijk gemaakt dat bij herhaling een disciplinaire maatregel zal volgen. Tijdens een voorval dat plaatsvindt vlak na deze per brief verzonden waarschuwing gedraagt de werknemer zich agressief tegenover zijn collega, waarop direct een schorsing en een schriftelijke berisping volgen. Wederom vinden gedurende een half jaar een aantal evaluatiegesprekken en een functioneringsgesprek plaats. Een daarop volgend vergelijkbaar agressief voorval doet hem uiteindelijk de das om en hij wordt ontslagen wegens ongeschiktheid.
De ontslagen medewerker draagt aan dat hij niet ontslagen had mogen worden nu er geen recente beoordeling is opgemaakt. De Centrale Raad van Beroep is van mening dat uit de voorgeschiedenis blijkt dat de medewerker gaandeweg slechter is gaan functioneren, uit notities van zijn chef blijkt tevens dat hij met grote regelmaat te laat kwam op zijn werk en dat enkele van zijn collega’s hebben verklaard niet meer met hem te willen samenwerken. Het feit dat geen recente beoordeling is opgemaakt doet niet af aan de gebleken ongeschiktheid van de medewerker voor het verrichten van zijn functie. (Centrale Raad van Beroep 1 mei 1997, TAR 1997/137)
Uit latere jurisprudentie blijkt tevens dat de rechter het onzorgvuldig acht wanneer, nadat geruime tijd geen kritiek meer op het functioneren van de medewerker bestond, zonder voorafgaande waarschuwing direct na constatering van een incident ontslag aangezegd wordt. (Arrondissementsrechtbank Amsterdam 19 december 2001, TAR 2002/43)
Ontslag wegens ongeschiktheid
Voor ontslag van de medewerker wegens ongeschiktheid anders dan op grond van ziels- of lichaamsgebreken moet ten eerste de ongeschiktheid van de medewerker voldoende onderbouwd worden en blijken uit recente voorbeelden. Indien een beoordeling mede wordt gebruikt om de functionele ongeschiktheid van een medewerker aan te tonen, is het van belang dat de beoordeling heeft plaatsgevonden over een periode van voldoende lengte en dat de kwalificaties in de beoordeling zijn onderbouwd met voorbeelden.
Ten tweede is het van belang de medewerker tijdig te confronteren met de door de leidinggevende geconstateerde gebreken. Het ligt voor de hand dat de medewerker een periode wordt gegund om zich te verbeteren. Hoe korter het dienstverband van de medewerker heeft geduurd, hoe korter deze periode mag zijn. In deze periode zal de werkgever de medewerker ondersteuning moeten bieden om hem op het gewenste niveau te laten functioneren. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het laten volgen van een cursus.
Ten derde moet worden nagegaan of er aanwijzingen bestaan dat het disfunctioneren van de medewerker wellicht een medische oorzaak zou kunnen hebben. Als er aanwijzingen in die richting bestaan dan zal hier onderzoek naar moeten worden ingesteld, zodat vastgesteld kan worden of er een andere ontslaggrond gehanteerd moet worden, met de daarbij behorende voorwaarden voor ontslag.
Bij het bepalen of een medewerker ongeschikt is voor het uitoefenen van zijn functie is het niet relevant of het disfunctioneren aan de medewerker te verwijten valt. Verwijtbaarheid hoeft dus niet bewezen te worden, het is een constatering dat een medewerker de aan hem opgedragen werkzaamheden niet goed kan uitvoeren.
Kortom
Bij ontslag van een medewerker op grond van functionele ongeschiktheid is het van groot belang over een voldoende dossier te beschikken en de medewerker tijdig te waarschuwen, alvorens tot dit ontslag te kunnen overgaan. Het vaststellen van een beoordeling kan daarbij een grote rol spelen, maar bij voldoende dossieropbouw is een formele beoordeling niet noodzakelijk om over te gaan tot een ongeschiktheidsontslag anders dan op grond van ziels- of lichaamsgebreken.