Iedereen kan een bestuursorgaan vragen informatie over een bestuurlijke aangelegenheid openbaar te maken. Maar wat als een dossier over zo’n aangelegenheid niet compleet is of documenten zelfs zijn vernietigd? In hoeverre is een bestuursorgaan verplicht e-mails, kladjes en aantekeningen over een bestuurlijke aangelegenheid te bewaren en te archiveren? Twee recente uitspraken van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State gaan in op de vraag welke eisen de Wet openbaarheid van bestuur stelt aan dossiervorming. Daarnaast bevestigen de uitspraken de vaste jurisprudentie over de reikwijdte van een verzoek om informatie.
Vernietigen van documenten
De gemeente Bladel heeft plannen een perceel te ontwikkelen en te bebouwen met onder andere een hotel. Onderdeel van de plannen is de sluiting van het op het perceel gevestigde zwembad De Smagtenbocht. De Stichting Actief Buiten Sporten verzoekt het college van burgemeester en wethouders om kopieën van alle documenten over het zwembad. Naar aanleiding van een eerder verzoek om informatie door de stichting, is het dossier over het zwembad opgeschoond. Alleen officiële stukken die relevant waren bevonden voor de zaak, zijn erin opgenomen. Het college vernietigde diverse e-mails, kladjes en telefoonnotities. Reden van de opschoning was het streven om op adequate wijze deugdelijke en overzichtelijke dossiers te vormen. Daarvan was tot op het moment van indiening van het eerdere verzoek van de stichting, volgens het college, geen sprake.
De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: de Afdeling) beantwoordt in de uitspraak van 14 december 2005 de vraag of de vernietigde documenten nog bij het college dienden te berusten. Met andere woorden, waren het documenten waarop de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: de Wob) betrekking heeft? De Afdeling overweegt dat ‘met in de dagelijkse bestuurspraktijk opkomende stukken en bestanden op een zodanige wijze moet worden omgegaan, dat geen afbreuk wordt gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend.’ De Afdeling onderkent echter dat het in de dagelijkse praktijk niet goed mogelijk is altijd alle e-mails, kladjes en notities te bewaren. Ook uit een oogpunt van deugdelijke en overzichtelijke dossiervorming mag een zekere schifting plaatsvinden.
De Afdeling concludeert dat geen sprake was van een situatie waarbij de stukken nog bij het college hadden dienen te berusten. Overeenkomstig vaste jurisprudentie bestaat er dan ook geen verplichting voor het college om niet bewaard gebleven stukken elders te vergaren. Wel benadrukte de Afdeling dat vanaf het moment van indiening van een verzoek op grond van de Wob alle stukken en bestanden waarop het verzoek betrekking heeft, moeten worden bewaard. Alleen dan kan over de vraag of sprake is van voor openbaarmaking in aanmerking komende documenten effectief worden besloten en geprocedeerd. (Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 14 december 2005, LJN: AU7938)
Reikwijdte verzoek om informatie
In een tweede procedure tussen de stichting en het college van Bladel gaat het om de vraag op welke stukken een verzoek om informatie betrekking heeft. De stichting stelt zich op het standpunt dat een verzoek ook betrekking heeft op alle documenten die dateren van na het verzoek. Het moment van inzage vindt de stichting bepalend. De Afdeling deelt dit standpunt niet. Een verzoek op grond van de Wob omvat niet mede documenten die zijn vervaardigd op een tijdstip dat ligt na de datum van indiening van het verzoek. (Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 14 december 2005, LJN: AU7938). Wanneer in het kader van een bezwaarschriftprocedure ook om openbaarmaking van na de datum van het verzoek daterende stukken wordt gevraagd, moet het bestuursorgaan dit aanvullend verzoek wel bij de beoordeling van het bezwaarschrift betrekken.
Dit is overigens een herhaling van de opvatting van de Afdeling zoals verwoord in een uitspraak uit 2002. (Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 21 augustus 2002, AB 2003/42)
Conclusie
Niet alle documenten die betrekking hebben op een bestuurlijke aangelegenheid hoeven te worden bewaard en gearchiveerd. Een deugdelijke en overzichtelijke dossiervorming vereist een zekere schifting, aldus de Afdeling. E-mails, kladjes, losse aantekeningen en dergelijke hoeven niet altijd bewaard te worden. Dat is in de praktijk namelijk onmogelijk. Een bestuursorgaan moet er wel steeds voor zorgen dat alle relevante informatie over een zaak voor openbaarmaking beschikbaar blijft. Wanneer het bestuursorgaan aan deze eis heeft voldaan, is zij niet verplicht om niet gearchiveerde informatie, die nog wel op een andere plaats beschikbaar is, bij derden op te vragen en alsnog te verstrekken. Van een bestuursorgaan wordt wel verwacht dat vanaf de indiening van het verzoek alle informatie die op dat verzoek betrekking heeft, bewaard wordt. Een verzoek om openbaarmaking strekt echter niet zo ver dat het ook betrekking heeft op documenten die dateren van na de datum van het verzoek. In het kader van een bezwaarprocedure kan het bestuursorgaan echter worden verplicht om documenten die na de datum van het verzoek zijn vervaardigd, bij de beslissing op bezwaar te betrekken.