Arbeidsrechtelijke aspecten van hybride werken: deel 2

Arbeidsrecht (overheid)

Geschreven door: mr. Sydney Hertog

In de vorige publicatie Arbeidsrechtelijke aspecten van hybride werken: deel 1 stonden de mogelijkheid tot wijziging van de arbeidsplaats, het arbobeleid, ziekte en ontslag en privacy en controle in het kader van hybride werken centraal. In deze tweede publicatie in de reeks gaan wij in op de rol van de medezeggenschap bij hybride werken. 

Adviesrecht

In artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden (hierna: ‘WOR’) is het adviesrecht van de ondernemingsraad neergelegd. Dit houdt in dat de werkgever over bepaalde voorgenomen besluiten de ondernemingsraad om advies moet vragen voordat het besluit kan worden genomen. Het adviesrecht ziet op belangrijke voorgenomen besluiten die betrekking hebben op de onderwerpen die zijn opgesomd in artikel 25, lid 1 WOR. Kortgezegd gaat het om belangrijke besluiten van bedrijfsorganisatorische of financieel-economische aard.

In beginsel is een voornemen tot hybride werken niet adviesplichtig in de zin van artikel 25 WOR. Afhankelijk van de wijze waarop het hybride werken door de werkgever wordt ingericht, kan dit echter anders zijn. Als de werkgever de keuze om thuis te werken nadrukkelijk bij de werknemer zelf neerlegt, dan leidt de invoering van hybride werken niet tot een belangrijke wijziging in de werkzaamheden of organisatie van de onderneming (artikel 25, lid 1, onderdeel d en e WOR). In de situatie dat thuiswerken wordt ingericht als een verplichting, als gevolg waarvan de manier waarop werknemers hun werkzaamheden uitvoeren een verandering ondergaat, is de werkgever gehouden het voorgenomen besluit ter advies aan de ondernemingsraad voor te leggen. Van een belangrijke wijziging in de organisatie is ook sprake als de invoering van hybride werken leidt tot een verandering in de verdeling van leidinggevende functies of de verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming.

Instemmingsrecht 

In artikel 27 van de WOR is het instemmingsrecht van de ondernemingsraad neergelegd. Het instemmingsrecht houdt in dat de werkgever ten aanzien van bepaalde voorgenomen besluiten instemming moet vragen aan de ondernemingsraad alvorens hij het besluit kan nemen. De onderwerpen waarop het instemmingsrecht ziet, zijn opgesomd in artikel 27, lid 1 WOR. Het instemmingsrecht ziet onder meer op voorgenomen besluiten met betrekking tot een arbeids- en rusttijdenregeling, een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling en een regeling op het gebied van werkoverleg. Het ziet kortgezegd op besluiten die betrekking hebben op de vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het terrein van het sociale beleid binnen de organisatie. 

Vaak wordt de hybride werkvorm vastgelegd in een regeling of werkbeleid. De regeling of het werkbeleid bevat mogelijk deelaspecten waarover de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft. Bovendien kan de invoering van de hybride werkvorm leiden tot verschillende instemmingsplichtige wijzigingen in bestaande regelingen.

De werkgever kan in de regeling een bepaling opnemen ten aanzien van de bereik- en beschikbaarheid van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan de invoering van een vaste thuiswerk- of kantoordag of de verplichting om op bepaalde tijden in te loggen. Ook kan geregeld zijn dat een werknemer zijn werktijden juist flexibel mag indelen. Voorgaande regelingen zijn te kwalificeren als een arbeidstijdenregeling (artikel 27, lid 1, onderdeel b WOR). Daarnaast is de werkgever verplicht een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) en een plan van aanpak op te stellen over de thuiswerksituatie. In een RI&E legt de werkgever vast welke risico’s de arbeid (in dit geval bij thuiswerken) voor werknemers met zich brengt en de risico-beperkende maatregelen die daarvoor zijn genomen. Dit kwalificeert als regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden (artikel 27, lid 1, onderdeel d WOR). In dat kader kan eveneens worden gedacht aan afspraken over de werk-privébalans. 

Het thuiswerken kan bovendien de beoordeling van het personeel bemoeilijken. Omdat werknemers beperkter op kantoor zijn, heeft de werkgever minder zicht heeft op hetgeen zij thuis uitvoeren. De werkgever kan daarom een bepaling in de regeling opnemen waarin is neergelegd dat een werknemer in mindere of juist in toenemende mate wordt beoordeeld ten opzichte van de situatie waarin hij volledig op kantoor werkt. Het betreft in dit geval een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling (artikel 27, lid 1, onderdeel g WOR). Vanzelfsprekend leidt de hybride werkvorm ertoe dat werknemers afwisselend op kantoor en thuiswerken waardoor niet alle werknemers tegelijk op kantoor zijn. Het is het voor de werkgever verstandig afspraken te maken over het werkoverleg, bijvoorbeeld een vast vergadermoment in de week waarbij iedereen fysiek op kantoor aanwezig is (artikel 27, lid 1, onderdeel i WOR). Tot slot worden persoonsgegevens van werknemers verwerkt die normaal gesproken niet worden verwerkt. Dit zijn bijvoorbeeld de locatie of het IP-adres van de laptop en het surfgedrag van de werknemer (artikel 27, lid 1, onderdeel k en l WOR).

Kortom, de invoering van de hybride werkvorm kan leiden tot (deel)besluiten die de werkgever ter instemming moet voorleggen aan de ondernemingsraad. Het is van belang de regelingen die ter advies of ter instemming aan de ondernemingsraad worden voorgelegd goed te specificeren. Het niet specificeren breidt als het ware het advies- of instemmingsrecht stilzwijgend uit (artikel 32 WOR). Dit kan in beginsel niet worden teruggedraaid: als eenmaal om instemming of advies is gevraagd, dan moet het proces in z’n geheel worden doorlopen.

Initiatiefrecht 

Naast het advies- en instemmingsrecht heeft de ondernemingsraad ook initiatiefrecht (artikel 23, lid 3 WOR). Het initiatiefrecht houdt in dat de ondernemingsraad buiten de overlegvergadering bevoegd is aan de ondernemer (de werkgever) voorstellen te doen over aangelegenheden die de organisatie betreffen. Dit moet ruim worden opgevat: het kan gaan om sociale, organisatorische, economische en financiële aangelegenheden. In de situatie dat de werkgever niet overgaat tot invoering van de hybride werkvorm, kan de ondernemingsraad gebruikmaken van het initiatiefrecht en de werkgever ongevraagd adviseren. Over het voorstel moet ten minste een keer in de overlegvergadering worden gesproken. De werkgever moet vervolgens zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd mededelen of en in hoeverre hij conform het voorstel zal besluiten. 

Personeelsvertegenwoordiging

Wanneer het gaat om een kleine organisatie kan er een personeelsvertegenwoordiging zijn ingesteld. De personeelsvertegenwoordiging heeft weliswaar minder rechten en bevoegdheden dan een ondernemingsraad, maar de personeelsvertegenwoordiging kan ten aanzien van een voorgenomen besluit tot hybride werken wel adviesrecht hebben. Op grond van artikel 35c, lid 3 WOR in combinatie met artikel 35b, lid 5 WOR heeft de personeelsvertegenwoordiging namelijk een adviesrecht ten aanzien van een voorgenomen besluit dat kan leiden tot verlies van de arbeidsplaats of tot een belangrijke verandering van de arbeid, de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden van tenminste een vierde van de in de organisatie werkzame personen.

Daarnaast heeft de personeelsvertegenwoordiging, evenals de ondernemingsraad, mogelijk een instemmingsrecht. Op grond van artikel 35c, lid 3 WOR (in combinatie met artikel 27, lid 1, onderdeel b en d WOR) heeft de personeelsvertegenwoordiging een instemmingsrecht ten aanzien van een vaststelling, wijziging of intrekking van  een arbeids- en rusttijdenregeling en een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden zoals hiervoor beschreven. 

Anders dan de ondernemingsraad heeft de personeelsvertegenwoordiging geen initiatiefrecht. De personeelsvertegenwoordiging heeft op grond van artikel 35c, lid 7 WOR enkel een initiatiefrecht ten aanzien van de arbeidsvoorwaarde pensioen. 

Afsluiting

In deze publicatie staan de medezeggenschapsrechtelijke aspecten van hybride werken centraal. Wij adviseren duidelijke afspraken met werknemers te maken en deze vast te leggen in een regeling of (hybride) werkbeleid. Het is daarbij van belang, alvorens een dergelijke regeling in te voeren, daar waar nodig advies of instemming te vragen aan de ondernemingsraad of (indien van toepassing) de personeelsvertegenwoordiging. 

Heeft u het voornemen een hybride werkbeleid in te voeren? Neem dan contact op met een van onze ervaren arbeidsrechtjuristen. Zij kunnen u adviseren over of begeleiden in dergelijke trajecten. 

In de volgende en laatste publicatie in deze reeks staat internationaal hybride werken centraal. 

Ontvang onze publicaties

Ontvang ons cursusaanbod

Volg ons op social media

Gerelateerde publicaties

Latere publicaties

14-09-2022
Ambtenarenrecht, Arbeidsrecht (overheid)