Op dit moment, september 2023, ligt de Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie bij de Eerste Kamer. Het doel van deze wet is het tegengaan van arbeidsmarktdiscriminatie. Om dat te bereiken worden de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet allocatie arbeidskrachten intermediairs (Waadi) aangepast.
Na inwerkingtreding van de wetswijziging moet de werkgever een werkwijze hebben voor de werving- en selectieprocedure die erop is gericht arbeidsmarktdiscriminatie te voorkomen. Uit deze werkwijze moet blijken dat de procedure van werving en selectie is gebaseerd op de functie-eisen die relevant zijn voor de functie. Maar ook dat de procedure inzichtelijk en controleerbaar is en systematisch is ingericht.
In het Arbeidsomstandighedenbesluit worden de vereisten voor de werkwijze voor de werving en selectie verder ingevuld. In deze publicatie gaan wij in op de vereisten die straks aan de werkwijze voor de werving en selectie worden gesteld.
Vereisten werkwijze werving en selectie
Wat zijn straks dan die vereisten die in het Arbeidsomstandighedenbesluit aan de werkwijze worden gesteld? Er is onderscheid te maken tussen algemene eisen en inhoudelijke eisen. In deze publicatie gaan wij eerst in op de algemene eisen en daarna op de inhoudelijke eisen.
Algemene eisen
Werken bij een werkgever meer dan 25 werknemers, dan moet de werkwijze werving en selectie op papier staan. Deze werkwijze moet vervolgens per individuele vacature in de praktijk worden toegepast.
De werkwijze moet voor iedereen kenbaar zijn. Dat wil zeggen dat iedereen die dat wil kennis moet kunnen nemen van de werkwijze. Dat geldt voor werknemers en sollicitanten, maar ook voor andere geïnteresseerden. Werkgevers doen er daarom verstandig aan de werkwijze in ieder geval te publiceren op hun website, bijvoorbeeld op de vacaturepagina. Een alternatief is om kenbaar te maken waar de werkwijze kan worden opgevraagd en de werkwijze in ieder geval actief te delen met werknemers en sollicitanten. Daarnaast geldt voor de werkgever nog een verdergaande informatieplicht ten aanzien van personeelsleden die vanwege hun rol of functie betrokken zijn bij de werving en selectie van werknemers. In de meeste gevallen zullen dat leidinggevenden, recruiters en HR-professionals zijn. Deze groep personeelsleden moet specifiek worden geïnformeerd over de risico’s van (onbedoelde) discriminatie in een werving- en selectieprocedure en over de werkwijze. Daarom adviseren wij werkgevers kennissessies te organiseren op het moment dat de werkwijze eenmaal is vastgelegd. Personeelsleden die pas daarna een rol of functie als leidinggevende, recruiter of HR-professional gaan uitoefenen kunnen hier bijvoorbeeld tijdens de inwerkperiode over worden geïnformeerd.
Daarnaast moet de werkwijze geactualiseerd worden als daar aanleiding voor is, bijvoorbeeld vanwege ervaringen die zijn opgedaan of vanwege algemene ontwikkelingen op het gebied van werving en selectie. Het is daarom verstandig om de werkwijze jaarlijks intern met betrokkenen bij het werving- en selectieproces te bespreken. Aan de hand van de bevindingen kan dan worden bepaald of aanpassingen nodig zijn.
Tot slot is van belang ook de ondernemingsraad te betrekken. Niet alleen bij het invoeren van de werkwijze, maar ook bij eventuele wijzigingen op een later moment. Op grond van artikel 27 Wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad namelijk instemmingsrecht bij de vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van aanstellingsbeleid. De werkwijze werving en selectie valt daar ook onder.
Inhoudelijke eisen
Er worden ook diverse inhoudelijke eisen gesteld aan de werkwijze.
In de werkwijze moet de werkgever onderbouwen op welke manier arbeidsmarktdiscriminatie wordt tegengegaan. Dat betekent dat de werkgever eerst in kaart moet brengen welke risico’s er überhaupt spelen bij de wijze van werving en selectie van nieuwe krachten en welke vormen van arbeidsmarktdiscriminatie dat tot gevolg kan hebben. Vervolgens moet in de werkwijze worden opgenomen welke maatregelen de werkgever neemt om arbeidsmarktdiscriminatie te voorkomen. In ieder geval moet de werkgever maatregelen nemen om zwangerschapsdiscriminatie te voorkomen. Je kunt dan denken aan de maatregel dat thema’s zoals zwangerschap, kinderwens en moederschap op initiatief van de werkgever sowieso niet aan de orde mogen komen tijdens het werving- en selectieproces.
De werkgever moet de procedure die geldt voor werving en selectie beschrijven en daarbij alle stappen uitwerken. Het Arbeidsomstandighedenbesluit stelt eisen aan de inhoud van de vacature, de wervingsprocedure en de selectieprocedure.
Inhoud van de vacature
De werkgever moet vooraf bepalen wat de relevante functie-eisen zijn. Het moet gaan om objectiveerbare en noodzakelijke eisen, zodat vervolgens bij de werving en selectie ook daadwerkelijk de objectieve geschiktheid van de kandidaat voor de vacature bepaald kan worden. De eisen moeten vanzelfsprekend voorafgaand aan de procedure worden vastgesteld. In de werkwijze moet de werkgever onderbouwen hoe wordt gewaarborgd dat er in vacatures alleen voor de functie relevante eisen worden vastgesteld.
Wil deze maatregel daadwerkelijk bijdragen aan het doel arbeidsmarktdiscriminatie tegen te gaan, dan zouden deze functie-eisen ons inziens ook kenbaar moeten worden gemaakt op het moment dat de vacature wordt opengesteld en moet het niet mogelijk zijn daar nog van af te wijken. Dit staat echter niet met zoveel woorden in het ontwerpbesluit.
Wervingsprocedure
De werkgever moet ook kunnen onderbouwen hoe de keuzes die worden gemaakt in de wervingsprocedure voorkomen dat sprake is van arbeidsmarktdiscriminatie. De werkgever kan in dit kader besluiten in de wervingselectie bijvoorbeeld in te bouwen dat sollicitaties altijd anoniem zijn. Voor een groot deel is dan uitgesloten dat er vooraf al (onbedoeld) een onderscheid wordt gemaakt tussen sollicitanten. Ook moet in de werkwijze aandacht worden besteed via welk kanaal of via welke kanalen vacatures bekend worden gemaakt.
Selectieprocedure
De werkgever moet in de werkwijze onderbouwen hoe onbewuste vooroordelen in de selectieprocedure worden geminimaliseerd en hoe de werkgever er voor zorgt dat de kandidaten maximaal onderling vergelijkbaar zijn. De werkgever kan hierin voorzien door:
- Vooraf de stappen in het selectieproces vast te stellen en kandidaten over deze stappen te informeren.
- Bij alle kandidaten dezelfde, voor de functie relevante informatie te verzamelen. Bijvoorbeeld door bij iedere kandidaat dezelfde stukken op te vragen maar ook door dezelfde vragen te stellen tijdens selectiegesprekken.
- Het proces zo in te richten dat gelijkwaardige kwalificaties ook op dezelfde manier worden gewaardeerd. Dat kan bijvoorbeeld door een scoretabel te gebruiken waarbij per criterium een score wordt gegeven.
- Acties te ondernemen die de objectiviteit in de beoordeling en de besluitvorming over kandidaten in het hele proces bewaken. Te denken valt aan de maatregelen om niet per persoon maar per vraag en/of competentie te beoordelen, informatie over de kandidaat die het oordeel van de gesprekspartner tijdens de selectieprocedure kan kleuren te minimaliseren als die informatie eigenlijk niet relevant is voor de functie, de procedure niet tussentijds met elkaar te bespreken, kandidaten niet tussentijds te evalueren en het inzetten van een neutrale procesbewaker.
Alle kandidaten te informeren over de beslissing, zodat ook de kandidaten zelf kunnen nagaan of alles volgens de werkwijze is verlopen.
Let op: de vergewisplicht
Sommige werkgevers laten (onderdelen van) de werving en selectie door een derde uitvoeren. In dat geval moet de werkgever nagaan of deze derde ook een werkwijze heeft die aan de wettelijke vereisten voldoet. Dat is de vergewisplicht. Dat betekent dat van werkgevers in ieder geval wordt verwacht dat ze deze werkwijze opvragen bij die derde partij en ook controleren of deze werkwijze voldoet aan de wettelijke vereisten. Werkgevers doen er verstandig aan die derde partij ook te vragen de werkgever te informeren als er iets wijzigt in de werkwijze zodat ze altijd op de hoogte zijn van de werkwijze voor de werving en selectie bij die derde partij en steeds voldoen aan de vergewisplicht
Actie!
De wetswijziging treedt naar verwachting medio 2024 in werking. Maar werkgevers doen er verstandig aan zich in aanloop daarnaartoe voor te bereiden op deze wijzigingen. Hulp nodig, bijvoorbeeld bij het opstellen van een heldere procedure voor werving en selectie? Neem gerust contact op met Vijverberg Advocaten & Adviseurs! Wij helpen u graag verder.