Als een (toekomstige) werkgever sollicitanten screent via sociale media, is sprake van verwerking van persoonsgegevens. De AVG is van toepassing op het screenen van sollicitanten en het volgen van medewerkers via sociale media. Wat zijn de mogelijkheden voor werkgevers en wanneer gaat de privacy van sollicitanten en medewerkers voor? In deze publicatie gaan wij in op deze vragen.
Onderzoek op sociale media naar sollicitanten
Een onderzoek naar sollicitanten op sociale media mag uitsluitend plaatsvinden als de potentiële werkgever hiervoor een goede reden heeft. Dat geldt ook voor informatie die de sollicitant zelf openbaar heeft gemaakt, bijvoorbeeld via een LinkedIn- of Facebookprofiel. Het is dus onjuist dat dergelijke informatie altijd mag worden verwerkt omdat die al openbaar is. Dat mag alleen als daar een rechtsgrond en een noodzaak voor aanwezig is.
Rechtsgrond voor een onderzoek naar het gedrag van sollicitanten op internet kan worden gevormd door het gerechtvaardigd belang van de potentiële werkgever. Dit belang zal moeten prevaleren boven het privacybelang van de sollicitant. Daarbij speelt de aard van de functie waarvoor een kandidaat wordt gezocht een rol. Persoonsgegevens mogen immers alleen worden verwerkt voor zover deze ter zake doen. Als het om een functie gaat waarbij veel contact met publiek is of met een grote zichtbaarheid (bijvoorbeeld een receptionist, communicatiemedewerker of portier), dan is een onderzoek naar de achtergrond van de sollicitant via sociale media eerder te rechtvaardigen dan bij andere functies, bijvoorbeeld bij backofficefuncties. Ook is vereist dat het onderzoek op sociale media de enige manier is waarop de potentiële werkgever meer relevante informatie over de sollicitant kan verkrijgen. Met andere woorden, de werkgever kan zijn doel niet met een ander, minder ingrijpend middel bereiken, bijvoorbeeld via het opvragen van referenties. Verder behoort de sollicitant vooraf geïnformeerd te worden over het feit dat een onderzoek op sociale media wordt gedaan. In een vacaturetekst dient te worden opgenomen dat een onderzoek op sociale media onderdeel vormt of kan vormen van de sollicitatieprocedure. Bedenk dat de informatie die u op internet vindt over een sollicitant niet waar hoeft te zijn en ga er dus zorgvuldig mee om.
Heeft de sollicitatie niet tot een arbeidsovereenkomst geleid? Verwijder dan alle informatie die over de sollicitant is verzameld na vier weken of, als de sollicitant daarmee instemt, na een jaar.
Monitoren van sociale mediagebruik van werknemers: wel of niet geoorloofd?
Het volgen van het gebruik van sociale media door werknemers tijdens het dienstverband is niet zonder meer geoorloofd, ook niet als het gaat om uitingen door werknemers via openbare profielen. Elke werknemer heeft, ook bij het uitvoeren van werk, recht op privacy en recht op vrijheid van meningsuiting. Dit geldt ook voor het gebruik van internet. Ook hier geldt dat het volgen van het gedrag van werknemers op sociale media alleen is toegestaan als daarvoor een gerechtvaardigd belang aanwezig is. Dat is bijvoorbeeld het geval als een werknemer een collega discrimineert op sociale media of zich op sociale media negatief uitlaat over de organisatie. De werkgever mag bij (een vermoeden van) dergelijk gedrag de uitingen van de werknemer op sociale media controleren. Daarbij dient de controle zo beperkt mogelijk te worden uitgevoerd en alleen voor zover noodzakelijk voor het te dienen doel.
De werknemer moet door de werkgever worden geïnformeerd over het beleid ten aanzien van uitingen via de sociale media. Dat kan door een “sociale mediacode” in te voeren, waarin wordt beschreven op welke manier de onderneming verwacht dat werknemers omgaan met sociale media gedurende de arbeidsrelatie. Bijvoorbeeld de bepaling dat de werknemers zich niet negatief mogen uitlaten op sociale media over de onderneming. Zo’n sociale mediacode kan deel uitmaken van het e-mail- en internetprotocol. Als er een ondernemingsraad is, dient deze in te stemmen met de gedragscode voor sociale media.
Toestemming als basis?
Toestemming van sollicitanten of werknemers om hun uitingen via sociale media na te mogen gaan, biedt voor de werkgever geen wettelijke grondslag. De AVG eist namelijk dat toestemming in vrijheid moet zijn gegeven om rechtsgeldig te zijn. Sollicitanten en werknemers staan in een afhankelijke positie ten opzichte van de (toekomstige) werkgever. Zij kunnen door deze afhankelijke positie druk ervaren om toestemming te geven. Door de ongelijke positie kan niet worden uitgegaan van in volledige vrijheid gegeven toestemming.
Tips voor de praktijk
- Stel een sollicitatierichtlijn op waarin vastligt dat voor functies waarbij veel contact met het publiek plaatsvindt of waarbij een grote maatschappelijke verantwoordelijkheid hoort, het gedrag van een kandidaat via sociale media kan worden nagegaan.
- Leg bij functies waarbij het gerechtvaardigd is in de vacaturetekst expliciet vast dat een onderzoek naar uitingen van een kandidaat via sociale media onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.
- Verwijder alle informatie die u over een sollicitant heeft verzameld na vier weken of met instemming van de sollicitant na een jaar als de sollicitatie niet tot een dienstverband heeft geleid.
- Voer een “sociale mediacode” in, waarin wordt beschreven op welke manier de werkgever verwacht dat werknemers omgaan met sociale media gedurende de arbeidsrelatie en leg die voor aan de ondernemingsraad.
- Gebruik nooit de toestemming van de sollicitant of werknemer om hun uitingen op sociale media te monitoren als grond voor de verwerking van persoonsgegevens.
Meer weten?
Volg onze cursus “De AVG in de personeelspraktijk’. De docent behandelt in deze cursus alle privacy-issues die van belang zijn bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van personeelsbeleid. Bekijk hier ons cursusaanbod privacyrecht.