Sinds 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) opgenomen. Een bericht kan elektronisch naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend (artikel 2:15, eerste lid Awb). De vraag wanneer een bestuursorgaan dit kenbaar heeft gemaakt, was aan de orde in een recente uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (AbRS).
Contactformulier
De politieregio Rotterdam-Rijnmond biedt op haar website de mogelijkheid aan om via een contactformulier algemene, niet spoedeisende vragen te stellen of mededelingen te doen. Aan dit contactformulier heeft de politieregio het e-mailadres van Rijnmond Politie gekoppeld. Appellant heeft langs deze weg een verzoek om gegevens ingediend op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Appellant voert aan dat het indienen van een Wob-verzoek vormvrij is en dat de Wob daarmee een lex specialis vormt ten opzichte van de in de Awb neergelegde regels betreffende de wijze van indiening van een aanvraag. Met deze redenering maakt de AbRS korte metten. Voor elektronische verzoeken op grond van de Wob gelden wel degelijk de in de Awb opgenomen regels voor elektronisch bestuurlijk verkeer. Vervolgens voert appellant aan dat de politieregio uitdrukkelijk de elektronische weg voor het indienen van Wob-verzoeken heeft opengesteld, omdat deze het contactformulier met daaraan gekoppeld een e-mailadres op de website heeft geplaatst. Naar het oordeel van de AbRS vloeit uit het online plaatsen van een algemeen contactformulier op zichzelf echter niet voort dat deze weg is geopend. Ook uit het feit dat aan het formulier een e-mail adres is verbonden, kan, gelet op het algemene karakter van het formulier en het e-mailadres, niet worden afgeleid dat de weg om langs de elektronische weg Wob-verzoeken in te dienen is opengesteld (AbRS 3 december 2008, LJN BG5897).
Geen officiële opening van de elektronische weg vereist
De AbRS heeft zich al eerder uitgesproken over de vraag wanneer je er van mag uitgaan dat een bestuursorgaan de weg heeft opengesteld voor het elektronisch naar haar verzenden van berichten. De AbRS oordeelde toen dat het niet noodzakelijk is dat een bestuursorgaan dit uitdrukkelijk kenbaar maakt. De bestendige bestuurlijke praktijk kan grond bieden voor het oordeel dat aan een verzoeker kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg is geopend. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het betrokken bestuursorgaan al vele per e-mail ingediende Wob-verzoeken via de elektronische weg heeft afgehandeld, zo oordeelde de AbRS. Onder die omstandigheden mocht appellant er volgens de AbRS van uit gaan dat het bestuursorgaan de elektronische weg ten aanzien van Wob-verzoeken heeft opengesteld (AbRS 29 april 2008, AB 2008/202).
Ondertekening
Voor formele elektronisch ingediende berichten geldt de eis dat deze voorzien moeten zijn van een elektronische handtekening (artikel 2:16 Awb). Hierbij dient de methode die voor authentificatie wordt gebruikt voldoende betrouwbaar te zijn. Er moet zekerheid bestaan over de vraag of het bericht werkelijk afkomstig is van degene op wiens naam het bericht is gesteld. De artikelen 15a, tweede tot en met zesde lid, en 15b van boek 3 van het Burgerlijk Wetboek zijn van overeenkomstige toepassing. Hierin wordt een elektronische handtekening omschreven als een handtekening die bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authentificatie. Volgens een uitspraak van 27 maart 2006 van de rechtbank Maastricht (LJN: AW6886) voldoet een bericht verzonden via een e-mailadres van hotmail niet aan deze vereisten.
Overige nadere eisen
Wanneer de elektronische weg is opengesteld, kan een bestuursorgaan nog nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Te denken valt aan het gebruik van één bepaald e-mailadres (als één persoon meerdere e-mailadressen gebruikt, is het lastiger te controleren of het bericht daadwerkelijk van die persoon komt) of het verplicht gebruik maken van specifieke aanvraag- of verzendfuncties van een website.
Conclusie
De elektronische weg kan opengesteld zijn, zonder dat een expliciet besluit hieraan ten grondslag ligt. De openstelling kan blijken uit de praktijk waarin aanvragen per e-mail worden geaccepteerd en in behandeling worden genomen. Het is daarom zaak dat bestuursorganen intern zorg dragen voor goede afspraken hieromtrent, zodat er geen ongewenste of verschillende praktijken ontstaan. Het feit dat een bestuursorgaan een algemene mogelijkheid aanbiedt om via de elektronische weg vragen te stellen, betekent niet dat automatisch de weg is opengesteld om Wob-verzoeken elektronisch in te dienen. Dit is anders als het bestuursorgaan online een specifiek formulier aanbiedt voor het indienen van Wob-verzoeken. Formele elektronische berichten moeten voorzien zijn van een elektronische handtekening. Hieruit moet kunnen worden afgeleid dat een bericht daadwerkelijk van degene afkomstig is op wiens naam het bericht is gesteld. Vooralsnog lijkt een e-mail die is verzonden vanaf een hotmailadres niet aan deze eisen te voldoen.