Actieve openbaarmaking op grond van de Wet open overheid

Geschreven door: mr. Arjo Buurma

Op 1 mei 2022 heeft de Wet open overheid (Woo) de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. In de Woo ligt de nadruk, meer dan bij de Wob het geval was, op actieve openbaarmaking. De Wob kende daarover één artikel, terwijl hoofdstuk 3 van de Woo geheel aan dit onderwerp is gewijd. De wetgever wil dat overheden stapsgewijs in tranches overheidsinformatie actief openbaar maken, dat wil zeggen uit eigen beweging. 

De eerste tranche

De eerste tranche is ingegaan op 1 november 2024. Vanaf die datum zijn overheden verplicht de volgende informatie actief openbaar te maken:

• Wetten en algemeen verbindende voorschriften;
• Overige besluiten van algemene strekking;
• Vergaderstukken Staten-Generaal;
• Organisatie en werkwijze;
• Bereikbaarheidsgegevens.

De tweede tranche

De volgende tranche stond gepland voor 1 juli 2025. Deze tranche gaat over de volgende informatiecategorieën:

• Ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvraag;
• Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken, zoals brieven van burgers of organisaties die relevant zijn voor de besluitvorming;
• Vergaderstukken decentrale overheden;Agenda's en besluitenlijsten bestuurscolleges;
  Adviezen;
• Jaarplannen en jaarverslagen;
• Woo-verzoeken en -besluiten (alleen voor het Rijk).

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft besloten de inwerkingtreding van de tweede tranche uit te stellen. Er moet nadere afstemming plaatsvinden met onder meer de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO). Verder is het van belang dat de openbaarmaking van de informatie plaatsvindt via de Generieke Woo-voorziening (GWV). Dit is de centrale digitale infrastructuur waarmee overheidsinstanties documenten actief openbaar kunnen maken, zodanig dat de documenten doorzoekbaar en toegankelijk zijn voor het publiek. De GWV wordt momenteel verder doorontwikkeld. 

Uitvoeringslasten van de Woo

De VNG en het IPO hebben aandacht gevraagd voor de kosten en de technische problemen voor aansluiting op de GWV door decentrale overheden. Nog lang niet elk bestuursorgaan kan hieraan voldoen, zolang de technische voorzieningen niet volledig operationeel zijn. De formele verplichting om aan te sluiten kan daarom pas ingaan als de GWV aan de gestelde eisen voldoet.

Onder meer de leider van het CDA, Henri Bontenbal, heeft eind december 2025 vragen gesteld over de concrete uitvoeringslasten, kosten en benodigde capaciteit voor de afhandeling van Woo-verzoeken. Het kabinet heeft aangegeven een onderzoek uit te laten voeren naar de hoge werkdruk bij overheidsinstanties en de kosten die gemoeid zijn met de uitvoering en de (benodigde) capaciteit voor het afhandelen van de verplichtingen op grond van de Woo. Mogelijk wordt de Woo aangepast naar aanleiding van dit onderzoek door de omvang van Woo-verzoeken te begrenzen, beleidsadviezen, concepten en e-mails uit te sluiten en een maximum in te stellen aan lopende Woo-verzoeken. Ook wordt voorgesteld om de kosten van een Woo-verzoek door te berekenen aan de verzoeker, waarvan journalisten dan zijn vrijgesteld. Het ministerie pleit ook voor de instelling van de uitzonderingsgrond ‘algemeen belang’. Vanwege geopolitieke ontwikkelingen zouden de publicaties van documenten ‘waar nodig’ op die grond geweigerd kunnen worden.

Vanuit onderzoeksjournalisten is kritisch gereageerd op de voorstellen tot het inperken van de Woo. Het voornaamste probleem is volgens hen dat de overheid haar informatiehuishouding niet altijd op orde heeft, waardoor het uitvoeren van een zoekslag naar de relevante documenten soms erg lastig en tijdrovend is. De problemen op de diverse ministeries met het actief openbaar maken van overheidsinformatie en het kunnen beantwoorden van Woo-verzoeken, worden veroorzaakt door het ontbreken van een centraal documentenregister. Hierdoor is centraal zoeken onmogelijk. In plaats daarvan moeten ambtenaren handmatig zoeken. 

Tips voor actieve openbaarmaking

Hoewel de tweede tranche dus is uitgesteld, kunt u als overheid wel al anticiperen op de invoering van deze en de overige tranches (in totaal vier). Daarvoor hebben wij de volgende tips:

1. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van de organisatie op orde is. Dat begint bij een zorgvuldige opslagdiscipline. Zorg ervoor dat de medewerkers binnen uw organisatie documenten alleen opslaan op de daarvoor aangewezen plek binnen het Document Management System (DMS) en niet op allerlei eigen schijven of mapjes of op een externe informatiedrager.
2. Start met het actief openbaar maken van dossiers die in de samenleving belangrijke maatschappelijke onderwerpen zijn, zoals dossiers over milieu of grootschalige aannemingsprojecten.
3. Inventariseer de informatiebehoefte van burgers en journalisten door na te gaan welke onderwerpen op dit moment ‘hot topics’ zijn binnen uw gemeenschap. Documenten die daarop betrekking hebben, zullen vaak de meest relevante stukken zijn om actief openbaar te maken.
4. Structureer het proces: Gebruik een stappenplan waarin staat hoe de informatie binnen de organisatie wordt opgezocht, zodat intern duidelijk is wanneer en op welke wijze documenten aangeleverd moeten worden.
5. Betrek uw medewerkers door de inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaar te laten beoordelen welke stukken voor actieve openbaarmaking in aanmerking komen. Zij weten tenslotte welke stukken cruciaal zijn.
6. Zorg voor eenvoudige, toegankelijke publicatieplatforms door de informatie makkelijk vindbaar te maken op de website van uw organisatie.
7. Maak gebruik van de informatie die de Rijksoverheid en de VNG bieden ter ondersteuning voor het actief openbaar maken van overheidsinformatie, zoals:
   1. Stappenplan - Actief openbaar maken doe je zo
   2. Actieve openbaarmaking | Kenniscentrum voor beleid en regelgeving
   3. Grip op Informatie | VNG
8. Train medewerkers in het toepassen van de Woo.

Schrijf je nu in voor een van onze cursussen!

Op dinsdag 2 juni aanstaande verzorgen wij van 9.30 tot 12.30 uur de cursus Woo voor niet-juristen.

Op donderdag 11 juni van 13.30 tot 16.30 uur geven wij de cursus Wet open overheid, transparantie en toegankelijkheid. 

Beide cursussen vinden plaats in het vergadercentrum LaVie te Utrecht. Inschrijven kan via onze website. Meer informatie? Bel ons: 079-3631919. Wij helpen je graag.