Dossieropbouw bij disfunctioneren

Voor ontslag wegens disfunctioneren is een zorgvuldig opgebouwd dossier essentieel. Uit het dossier moet aan de hand van concrete feiten blijken waaruit het disfunctioneren bestaat en wat de werkgever heeft gedaan om het functioneren te verbeteren. Hoe bouwt u zo'n dossier op?

Wat hoort in het dossier?

Een goed dossier ontstaat gedurende het traject. Leg daarom relevante contactmomenten en voortgangsgesprekken met de werknemer schriftelijk vast. Noteer wat is besproken, welke afspraken zijn gemaakt en hoe de voortgang zich ontwikkelt. Deze verslagen vormen een belangrijk onderdeel van het dossier.

Ook andere documenten die het functioneren onderbouwen, kunnen deel uitmaken van het dossier. Denk aan e-mailberichten, verslagen van werkoverleggen, documenten over gevolgde opleidingen en cursussen en verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Het is verstandig om gedurende het traject een intern overzicht bij te houden van relevante contactmomenten, afspraken en gebeurtenissen. Zo voorkomt u dat belangrijke informatie achteraf ontbreekt.

Moet de werknemer documenten ondertekenen?

Documenten hoeven niet door de werknemer te zijn ondertekend om onderdeel te zijn van het dossier. Ook gespreksverslagen en e-mailberichten die niet zijn ondertekend of waarmee de werknemer het niet eens is, kunnen relevant zijn voor de dossieropbouw.

De rol van de leidinggevende

De leidinggevende speelt een belangrijke rol bij de dossieropbouw. Die moet de werknemer tijdig en duidelijk aanspreken op het functioneren, concrete verbeterpunten benoemen en afspraken over verbetering vastleggen.

In de praktijk is dat niet altijd eenvoudig. Daarom verzorgen wij cursussen voor leidinggevenden en HR-professionals over het omgaan met disfunctioneren. Daarbij besteden we onder meer aandacht aan het voeren van gesprekken, dossieropbouw en de maatregelen die een werkgever kan inzetten om het functioneren te verbeteren. Bekijk hier ons cursusaanbod arbeidsrecht.

Functioneringsonderzoek

Zijn er onvoldoende documenten waaruit het disfunctioneren blijkt? Dan kan een functioneringsonderzoek uitkomst bieden. Zo'n onderzoek brengt het functioneren van de werknemer in kaart, bijvoorbeeld aan de hand van interviews met collega's en een beoordeling van het geleverde werk. De uitkomsten van het onderzoek kunnen onderdeel worden van het dossier.

Advies over dossieropbouw bij disfunctioneren

Onze advocaten en adviseurs adviseren werkgevers over de opbouw en beoordeling van een dossier bij disfunctioneren. We beoordelen welke stukken aanwezig zijn, wat nog ontbreekt en hoe het dossier kan worden aangevuld. Ook voeren wij functioneringsonderzoeken uit en beoordelen wij of een dossier voldoende basis biedt voor ontslag wegens disfunctioneren.

Vragen over dossieropbouw bij disfunctioneren? Neem contact met ons op.