Als een verzoek tot openbaarmaking van documenten wordt gedaan op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) of (per 1 mei 2022) de Wet open overheid (Woo), dan dient het bestuursorgaan te kunnen uitleggen op welke wijze is gezocht naar de documenten die onder het verzoek vallen.
De casus
Het dagelijks bestuur van een stadsdeel ontvangt een verzoek op grond van de Wob. Daarin wordt verzocht documenten met informatie die horen bij de weigering tot verlenging van een exploitatievergunning, openbaar te maken. Het gaat onder meer om informatie waarin staat dat de verzoeker al sinds 1997 regelmatig met de politie in aanraking is geweest. Het betreft een behoorlijk aantal documenten.
Het stadsdeel heeft alle dossiers van de verzoeker verzameld en een uitgebreid onderzoek gedaan in de mailboxen van de medewerkers die bij deze dossiers betrokken zijn. Vervolgens zijn alle aangetroffen documenten, deels geanonimiseerd, aan de verzoeker verstrekt. De verzoeker meent echter dat niet alle stukken openbaar zijn gemaakt en dat er in ieder geval nog een schriftelijk aanvraagformulier moet zijn.
Het oordeel van de Afdeling bestuursrechtspraak
De Afdeling bestuursrechtspraak oordeelt dat als een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig is, het aan de verzoeker is om het tegendeel aannemelijk te maken. Volgens de verzoeker zou er een aanvraagformulier moeten zijn waarmee het stadsdeel een politierapportage heeft opgevraagd bij de Justitiële Informatiedienst. Het stadsdeel stelt dat dit aanvraagformulier niet bestaat omdat de aanvraag telefonisch is gedaan.
Naar het oordeel van de Afdeling heeft het stadsdeel inzichtelijk gemaakt hoe het de zoekslag naar de documenten die onder het Wob-verzoek vallen, heeft verricht. De Afdeling acht de mededeling dat een aanvraagformulier niet is aangetroffen, niet ongeloofwaardig. Zij overweegt daartoe dat nergens expliciet is vastgelegd dat een aanvraag bij de Justitiële Informatiedienst voor een politierapportage schriftelijk moet plaatsvinden. De verzoeker heeft dan ook niet aannemelijk gemaakt dat het stadsdeel wel degelijk over een dergelijk aanvraagformulier moet beschikken.
Lees hier de volledige uitspraak.
Conclusie
Uit de uitspraak blijkt dat een bestuursorgaan goed en concreet moet kunnen uitleggen op welke wijze is gezocht naar alle relevante documenten die onder een Wob-verzoek vallen. Dat het daarbij om een zeer groot aantal documenten gaat, is niet van belang. Voor een goede zoekslag is het wel van belang dat het bestuursorgaan zijn informatiehuishouding op orde heeft, zodat inzichtelijk is hoe informatie is verzameld. Kan het bestuursorgaan dat, dan is het aan de verzoeker om aan te tonen dat de gevonden documenten niet compleet zijn.