Het is van groot belang dat decentrale overheden zo normaal mogelijk blijven functioneren tijdens de coronacrisis. De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba voorziet daarom in de mogelijkheid digitaal te vergaderen en te besluiten. Het gaat om vergaderingen van provinciale staten, gemeenteraden, algemene besturen van waterschappen en gemeenschappelijke regelingen en de eilandsraden van Bonaire en Saba. De wet is niet van toepassing op het openbaar lichaam Sint Eustatius voor zover op grond van de Tijdelijke wet taakverwaarlozing Sint Eustatius of een andere wet de eilandsraad van dit openbaar lichaam is ontbonden. Voor de dagelijkse besturen van decentrale overheden bestaan voldoende mogelijkheden digitaal te beraadslagen en te besluiten.
De wet is tijdelijk en zou per 1 september 2021 vervallen, maar de werkingsduur is inmiddels verlengd tot tenminste 1 november 2021.
Wat regelt de wet?
- De voorzitter kan een digitale omgeving aanwijzen als plaats van de vergadering. De agenda en bijbehorende voorstellen worden in dat geval ook verplicht digitaal ter inzage gelegd.
- De voorzitter opent de digitale vergadering wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden deelneemt aan de vergadering (de beraadslaging en de stemming). Het verslag vermeldt de deelnemende leden.
- De vergaderingen zijn openbaar. Een digitale vergadering is openbaar wanneer de bevolking de vergadering op afstand middels een live-verbinding kan volgen. De deuren kunnen dus niet gesloten worden.
- Een digitale vergadering kan pas doorgaan wanneer:
- ieder lid afzonderlijk digitaal toegang heeft tot de beraadslaging en stemming. Ieder lid moet beschikken over de technische middelen met eventueel een toelichting. Werkt de internetverbinding van een lid niet en wordt hij daardoor ‘uit de vergadering gegooid’, dan kan de vergadering gewoon doorgaan als voldaan is aan het quorum. Deze situatie wordt niet beschouwd als een situatie waarin een lid niet beschikt over digitale middelen;
- de leden zichtbaar en hoorbaar herkenbaar zijn, zodat hun identiteit kan worden vastgesteld. Er moet dus een videoverbinding zijn;
- de voorzitter in staat is de orde te handhaven. Hij moet bijvoorbeeld deelnemers het woord kunnen ontnemen. - Vindt stemming met stembriefjes plaats, dan kunnen deze door ieder lid persoonlijk, per koerier of per brief worden ingeleverd bij de griffie na afloop van een digitale vergadering. De voorzitter controleert de authenticiteit van de stem. Bij een geheime stemming kan de stem echter niet herleidbaar zijn tot het lid dat de stem heeft uitgebracht.
- Een stemming bij hoofdelijke oproeping kan ook plaatsvinden in een vergadering in een digitale omgeving. Iedere deelnemer maakt openbaar kenbaar of hij voor of tegen het voorstel stemt. Wat een deelnemer van een voorstel vindt, moet ook voor het publiek duidelijk zijn. De voorzitter besluit tot een stemming met stembriefjes in plaats van een stemming bij hoofdelijke oproeping, als hij dat nodig vindt. Hiervoor kunnen technische of praktische redenen zijn.
- De bepalingen over het vergaderen in een digitale omgeving zijn van overeenkomstige toepassing op vergaderingen van bestuurscommissies ingesteld door provinciale staten en gemeenteraden. Dat zijn de commissies waaraan bestuursbevoegdheden zijn overgedragen op grond waarvan zij onder eigen verantwoordelijkheid besluiten kunnen nemen.
- De bepalingen over digitaal vergaderen gelden ook voor gemeenschappelijke regelingen, voor zover in de Wet gemeenschappelijke regelingen bepalingen uit de Provinciewet, Gemeentewet, Waterschapswet en de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba waarop de Tijdelijke wet een aanvulling of afwijking regelt van overeenkomstige toepassing zijn verklaard.
- De wet vult de wetten zoals Provincie- en Gemeentewet aan of wijkt daar vanaf. Voor zover niet aangevuld of afgeweken wordt, blijven de gewone bepalingen gelden.
Tips voor de praktijk
- Denk vooraf na over de werkwijze in geval van stemming met stembriefjes. Zorg voor stembriefjes waarvan de authenticiteit bij inlevering direct vastgesteld kan worden.
- Zorg ervoor dat in geval van een geheime stemming de stembriefjes niet te herleiden zijn tot een persoon.
- Ook bij het inleveren van de stembriefjes moeten mensen 1,5 meter afstand van elkaar kunnen houden.
- Het reglement van orde en de bestaande inspraakmogelijkheden blijven gelden. De bepalingen uit het reglement van orde moeten zoveel mogelijk vertaald worden naar de digitale beraadslaging en stemming. Respecteer bestaande inspraakmogelijkheden.
