De kleine lettertjes uitgelegd: geheimhoudingsplicht, algemene voorwaarden en looptijd in de overeenkomst (2/3)

Geschreven door: Zoë Blankestein

Bij het sluiten van een overeenkomst lijkt vaak alles duidelijk. Toch ontstaan in de praktijk regelmatig misverstanden. Denk aan discussies over vertrouwelijke informatie, algemene voorwaarden die niet ter hand zijn gesteld of overeenkomsten voor bepaalde tijd die onbedoeld doorlopen.

In deze tweede publicatie van het drieluik bespreken wij de volgende drie aandachtspunten bij het opstellen van overeenkomsten: de geheimhoudingsplicht, de algemene voorwaarden en de duur en verlening van overeenkomsten.

Geheimhouding: meer dan een standaardclausule

Een geheimhoudingsovereenkomst, ook wel bekend als een geheimhoudingsverklaring of een non-disclosure agreement (NDA), is een belangrijk instrument om vertrouwelijke informatie te beschermen. Contractspartijen spreken af om bepaalde informatie niet met derden te delen en/of openbaar te maken. Zij zijn verplicht om die informatie geheim te houden ter voorkoming dat vertrouwelijke informatie uitlekt.

Een NDA is een aparte overeenkomst die partijen sluiten vóór of naast een andere overeenkomst waarin zij de samenwerking regelen. Daarin spreken partijen af hoe zij met vertrouwelijke informatie omgaan. De uiteindelijke overeenkomst bevat daarnaast vaak opnieuw een verplichting tot geheimhouding.

Belangrijk is het nauwkeurig omschrijven van de informatie die geheim dient te blijven, het doel waarvoor de informatie verstrekt wordt en vastlegging dat de informatie enkel voor dit doel gebruikt mag worden, wie toegang mag hebben tot de informatie, voor welke periode de geheimhouding geldt en welke informatie uitgesloten is van geheimhouding. Een NDA kan eenzijdig of wederkerig zijn. Delen beide partij vertrouwelijk informatie? Dan ligt een wederkerige NDA voor de hand.  

Op het overtreden van een NDA wordt vaak een boete gezet. Enerzijds als prikkel tot nakoming van de gemaakte afspraken, anderzijds als fixatie van de eventueel geleden schade.

Belangrijk is verder om na te denken over hoe geschillen in dit kader beslecht worden. Een gerechtelijke procedure vindt vaak openbaar plaats, wat juist onwenselijk kan zijn. Vaak wordt daarom arbitrage afgesproken.

Algemene voorwaarden: maken ze wel of geen onderdeel uit van de overeenkomst?

In een overeenkomst staat meestal een bepaling over het van toepassing zijn van algemene voorwaarden op de overeenkomst. Het is van belang dat de algemene voorwaarden tijdig van toepassing worden verklaard. De wederpartij moet de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden aanvaarden. Deze aanvaarding kan uitdrukkelijk, maar ook stilzwijgend plaatsvinden. Niet is van belang of de wederpartij de inhoud van de algemene voorwaarden kende. Tegenover de snelle gebondenheid aan de algemene voorwaarden staat wel een zogeheten informatieplicht. Deze informatieplicht houdt kort gezegd in dat de gebruiker van algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst de andere partij de redelijke mogelijkheid moet hebben gegeven om kennis te nemen van de algemene voorwaarden.

Uitgangspunt is dat aan de wederpartij een redelijke mogelijkheid is geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen als de algemene voorwaarden aan de wederpartij ter hand zijn gesteld voorafgaand aan of op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten. Dat heet de terhandstelling.

Is aan de wederpartij niet een redelijke mogelijkheid geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen?  Dan zijn de algemene voorwaarden in beginsel vernietigbaar (artikel 6:233 van het Burgerlijk Wetboek).  Voor grote wederpartijen geldt hierop een uitzondering.

In sommige situaties is het niet verplicht om de algemene voorwaarden ter hand te stellen. De Hoge Raad heeft hiervoor de bekendheidsuitzondering geïntroduceerd. Deze uitzondering geldt bijvoorbeeld wanneer professionele partijen regelmatig vergelijkbare overeenkomsten sluiten en de algemene voorwaarden al kennen.

Bepaalde tijd overeenkomsten: hoe en wat?

In de praktijk worden overeenkomsten meestal voor bepaalde tijd gesloten. Een overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt zodra de afgesproken termijn afloopt of het beoogde resultaat is bereikt. Partijen kunnen de overeenkomst voortijds beëindigen als er een tussentijdse opzegmogelijkheid is opgenomen. Is dat niet het geval, dat kan de overeenkomst voor bepaalde tijd worden beëindigd als beide partijen daarmee instemmen. Het tussentijds beëindigden van een overeenkomst voor bepaalde tijd met een beroep op onvoorziene omstandigheden zal namelijk niet snel slagen.

Bij een overeenkomst voor bepaalde tijd (zonder verlengingsbepaling) gebeurt het nogal eens dat na verstrijken van de looptijd door partijen de afspraken uit de overeenkomst worden voortgezet. Er is dan sprake van stilzwijgende voortzetting. Het gevolg is dat de overeenkomst voor bepaalde tijd wordt omgezet naar een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Goed contractmanagement is dan ook van groot belang.

Conclusie 

Een goede overeenkomst zit niet alleen in de grote lijnen, maar ook in de details. Leg vertrouwelijkheid expliciet vast in een NDA en zorg dat de algemene voorwaarden tijdig en op de juiste wijze ter hand zijn gesteld. Sluiten partijen een overeenkomst voor bepaalde tijd? Denk dan na of een tussentijdse opzegmogelijkheid wenselijk is. En houdt de looptijd van de overeenkomst goed in de gaten.

Heeft u vragen over een geheimhoudingsovereenkomst/NDA, algemene voorwaarden of overeenkomsten voor bepaalde (en onbepaalde tijd? Neem gerust contact op met onze specialisten contractenrecht. Wij helpen u graag verder.