Afwijzing van een Woo-verzoek dient concreet te worden gemotiveerd

Geschreven door: mr. Arjo Buurma

Openbaarheid van informatie is een groot goed en niet voor niets het uitgangspunt van de Wet open overheid (hierna: Woo). De overheid is ten slotte van ons allemaal en de informatie die de overheid heeft, dient als uitgangspunt openbaar te zijn vanwege het belang van de democratische controle in onze rechtstaat. De Woo biedt bestuursorganen echter verschillende gronden waarop een uitzondering kan worden gemaakt op dit uitgangspunt. Als een uitzonderingsgrond zich voordoet, kan informatie om die reden in documenten onleesbaar worden gemaakt. De uitzondering dient dan wel goed te worden gemotiveerd. Dit houdt in dat de motivering dient te bestaan uit voldoende concrete en specifieke redenen die aantonen dat sprake is van de uitzonderingsgrond.

Hieronder bespreken wij het verschil in motivering van een absolute en van een relatieve uitzonderingsgrond. Daarna geven wij van beiden een concreet voorbeeld. Tot slot volgen enkele tips en informatie over ons Woo-team.

Absolute uitzonderingsgronden

Wanneer een absolute uitzonderingsgrond van toepassing is, kan het bestuursorgaan niet anders dan openbaarmaking van de gevraagde gegevens weigeren. Maar wel dient dan voldoende concreet te worden onderbouwd dat inderdaad sprake is van de betreffende uitzonderingsgrond. Als dat het geval is, dan wordt de betreffende informatie onleesbaar gemaakt. De gedachte hierachter is dat de informatie die valt onder de absolute uitzonderingsgronden zó vertrouwelijk is, dat openbaarmaking daarvan te allen tijde moet worden voorkomen. Het belang van vertrouwelijkheid is met de uitzonderingsgrond gegeven en het bestuursorgaan hoeft geen belangenafweging meer te maken.

Relatieve uitzonderingsgrond

In geval van een relatieve uitzonderingsgrond moet het bestuursorgaan een belangenafweging maken tussen het algemene belang van openbaarmaking en het belang dat de relatieve uitzonderingsgrond beoogt te beschermen. Eerst dient ook hier te worden onderbouwd dat sprake is van de uitzonderingsgrond. Komt het bestuursorgaan tot de conclusie dat dit het geval is, dan dient een belangenafweging te worden gemaakt tussen het (vooronderstelde) belang van openbaarmaking en het belang dat de uitzonderingsgrond beoogt te beschermen. De belangenafweging dient te worden onderbouwd met een concrete motivering.

Een concrete motivering

Bestuursorganen dienen bij de beoordeling van Woo-verzoeken per onderdeel van een document (op alineaniveau) aan te geven waarom bepaalde informatie niet wordt verstrekt. Dit betekent dat het bestuursorgaan niet kan volstaan met een algemeen beroep op één of meer uitzonderingsgronden. Het bestuursorgaan dient te motiveren waarom hij weigert bepaalde informatie in een document openbaar te maken. De motivering dient voldoende specifiek te benoemen waarom een bepaalde uitzonderingsgrond op een onderdeel van de informatie van toepassing is. 

Een voorbeeld van een absolute uitzonderingsgrond is informatie waarvan openbaarmaking de veiligheid van de staat ondermijnt. Een concrete motivering kan dan zijn dat uit de informatie is af te leiden hoe de Marechaussee bepaalde hoogwaardigheidsbekleders begeleidt naar een internationale topbijeenkomst, zoals de G8. 

Een voorbeeld van een relatieve uitzonderingsgrond is de situatie waarbij het gaat om informatie waaruit blijkt welke prijsstrategie of welke concurrerende uurtarieven worden gehanteerd. De uitzonderingsgrond ‘concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens die niet vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld’ wordt dan gebruikt. Gemotiveerd dient te worden dat de betreffende informatie concurrentiegevoelig is. Vervolgens dient te worden onderbouwd waarom het belang van openbaarmaking moet wijken voor de bescherming van de concurrentiegevoelige informatie. Een onderbouwing kan zijn dat, vanwege de kenmerken van de markt in de branche, concurrenten hun marktstrategie kunnen afstemmen op de prijsstrategie van de leverancier van het bestuursorgaan. 

Uit de motivering bij een relatieve uitzonderingsgrond moet blijken dat het bestuursorgaan de belangen zorgvuldig heeft afgewogen en waarom het ene belang zwaarder weegt dan het andere belang.

Op grond van de relatieve uitzonderingsgrond ‘bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ worden persoonsgegevens van natuurlijke personen onleesbaar gemaakt. Uitgangspunt is hier dat die bescherming zwaarder weegt dan het belang van het openbaar zijn van overheidsinformatie. Maar dat geldt niet voor de namen van personen met een publieke functie, zoals een burgemeester. Bij de functie hoort dan dat de naam (als die in dat kader in een document wordt genoemd) openbaar is. Wordt de naam toch gelakt, dan moet concreet worden gemotiveerd waarom dat is gebeurd.

Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens) mogen zonder toestemming nooit openbaar worden gemaakt.

Tips

• Beoordeel alle documenten op alineaniveau.
• Breng alle belangen in kaart als een beroep op een relatieve uitzonderingsgrond wordt gedaan.
• Onderbouw de belangen die zich verzetten tegen openbaarmaking, al dan niet aan de hand van documenten, verklaringen en zo veel mogelijk ander bewijsmateriaal.
• Houd rekening met derde-belanghebbenden waarover informatie in de stukken staat en vraag hen om een zienswijze als die mogelijk bedenkingen tegen openbaarmaking hebben.

Ondersteuning nodig? Schakel ons Woo-team in!

Ons Woo-team

We begrijpen dat Woo-verzoeken soms omvangrijk en complex kunnen zijn. Daarom hebben we een gespecialiseerd Woo-team opgericht. Ons Woo-team bestaat uit ervaren juridisch adviseurs en juridisch medewerkers die de uitvoering voor hun rekening nemen.

Ons team werkt volgens een beproefde methode en heeft ruime ervaring met Woo-software. We geloven in de kracht van slimme software, gecombineerd met de zorgvuldigheid en kennis van ons team. Met onze expertise op complexe dossiers kunnen wij het hele proces voor u begeleiden: van het indienen van een verzoek tot de eventuele juridische procedure. Dat maakt ons uniek.

Wilt u dat wij u ondersteunen bij een Woo-verzoek? Neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken. Wij helpen u graag.