Juridische kwaliteitszorg en legal audit

Een gemeente in het midden van het land heeft gedurende de afgelopen jaren al meerdere keren gebruikgemaakt van de diensten van Vijverberg Advocaten & Adviseurs voor advies over de juridische kwaliteit en effectiviteit van hun organisatie. 

Bij zo’n Legal Audit nemen wij interviews af met een aantal medewerkers van de gemeente om te achterhalen waar de juridische risico’s liggen voor de gemeente. Hierbij kijken wij naar de aard, omvang en positionering van de juridische functie evenals naar de werkprocessen binnen de gemeente. Ook toetsen wij diverse besluiten en regelgeving van de gemeente over de hele breedte van de organisatie; van beschikkingen tot beleidsregels en algemeen verbindende voorschriften, van aansprakelijkstellingen tot overeenkomsten. Met deze informatie stellen wij een rapport op waarin wij de specifieke (juridische) risico’s binnen de organisatie voor de opdrachtgever uiteenzetten. Hierbij kijken wij naar de organisatie in zijn geheel, maar ook op het niveau van specifieke afdelingen en individuele besluiten. Onderdeel van het rapport vormt ook de feedback vanuit de interviews over de onderlinge communicatie, het inwerken van nieuwe collega’s en samenwerking met andere afdelingen. Ook formuleren wij verbeterpunten en geven wij advies aan de opdrachtgever omtrent de manier waarop deze verbeteringen kunnen worden gerealiseerd. Zo heeft de gemeente een compact en handzaam rapport met een dwarsdoorsnede van de juridische kwaliteit van de producten en effectiviteit van de processen.

Een gemeente heeft nog geen systeem van juridische kwaliteitszorg. Wel worden ad hoc al activiteiten op dit gebied ontplooid. De directie van de gemeente wil op structurele basis aandacht besteden aan juridische kwaliteitszorg.

De eerste stap in het opzetten van het systeem bestaat uit het uitvoeren van een Legal Audit door Vijverberg. De audit bestaat uit twee pijlers: interviews en steekproeven. Het onderzoek richt zich op de organisatie van de juridische functie (aard, omvang en positionering van juridische deskundigheid), de inrichting van de werkprocessen en de toepassing van organisatiebrede regelingen en voorzieningen. Gerichte steekproeven geven inzicht in de actuele juridische kwaliteit van de producten en diensten van de gemeente. Nadrukkelijk wordt aandacht besteed aan de elementen van juridische kwaliteitszorg die al bestaan en de wijze waarop de centrale juristen binnen de organisatie opereren. Het onderzoek wordt vooraf gegaan door een startbijeenkomst en afgesloten met een rapportage van bevindingen, inclusief aanbevelingen.

De afdeling Milieu & Duurzaamheid van een grote gemeente wil met behulp van een Legal Audit onderzoeken of de juridische kwaliteit van de producten en diensten van de afdeling voldoende geborgd is.

Een onderzoeksteam van twee deskundige juristen van Vijverberg voert de Legal Audit uit. De audit bestaat uit twee pijlers: interviews en steekproeven. Het onderzoek richt zich op de organisatie van de juridische functie binnen de afdeling (aard, omvang en positionering van juridische deskundigheid), de inrichting van de werkprocessen en de toepassing van organisatiebrede regelingen en voorzieningen. Gerichte steekproeven geven inzicht in de actuele juridische kwaliteit van de producten en diensten van de afdeling. Het onderzoek wordt vooraf gegaan door een startbijeenkomst en wordt afgesloten met een rapportage van bevindingen, inclusief aanbevelingen.