Voor een ontslag wegens disfunctioneren is een goed disfunctioneringsdossier van essentieel belang. Dat een medewerker onvoldoende functioneert, moet blijken uit feiten en niet uit verhalen. Hoe maakt u het dossier stevig genoeg?
Inhoud dossier
Een goed dossier bouwt u op door regelmatige contactmomenten en voortgangsgesprekken met de disfunctionerende medewerker schriftelijk vast te leggen. Contactmomenten en voortgangsgesprekken zijn niet gebonden aan regels en kunnen op ieder moment plaatsvinden. De schriftelijke verslaglegging van de gesprekken is onderdeel van het dossier.
Naast verslagen van contactmomenten en voortgangsgesprekken behoort ieder document dat feiten kan onderbouwen tot het dossier. Het dossier bestaat bijvoorbeeld ook uit e-mailberichten, verslagen van werkoverleggen, deelnamecertificaten aan opleidingen/cursussen en verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Wij adviseren om een chefsmap bij te houden en daarin alle contactmomenten met de disfunctionerende medewerker te noteren. Deze chefsmap maakt onderdeel uit van het dossier.
Ondertekening?
Niet vereist is dat de documenten die onderdeel uitmaken van het dossier door de medewerker ondertekend zijn. Ook bijvoorbeeld gespreksverslagen en e-mailberichten die niet door de medewerker ondertekend zijn of waar de medewerker het niet mee eens is maken onderdeel uit van het dossier.
Rol leidinggevende
Vaak is het voor een leidinggevende lastig om een medewerker op disfunctioneren aan te spreken. Wij verzorgen daarom regelmatig cursussen hoe daar mee om te gaan voor zowel leidinggevenden als personeelsadviseurs (zodat zij leidinggevenden op weg kunnen helpen). Tijdens de cursus krijgt u een overzicht van alle instrumenten die de leidinggevende kan inzetten, van aanspreken tot de inzet van rechtspositionele maatregelen om het functioneren van een medewerker te verbeteren. Ook wordt uitgelegd welke stappen van belang zijn voor de dossiervorming en wanneer een dossier voldoende gegevens bevat om tot ontslag wegens disfunctioneren over te gaan.
Functioneringsonderzoek
Indien onvoldoende documenten beschikbaar zijn waaruit disfunctioneren van de medewerker blijkt kan een functioneringsonderzoek worden ingesteld. Een functioneringsonderzoek is gericht op het in kaart brengen van het functioneren van de medewerker aan de hand van interviews met collega’s en bestudering van door de medewerker afgeleverd werk. Het functioneringsonderzoek maakt onderdeel uit van het dossier.
Advies nodig?
Onze advocaten en adviseurs adviseren werkgevers over het opstellen en completeren van een dossier: welke stukken u kunt gebruiken, welke stukken ontbreken en op welke wijze het dossier kan worden aangevuld. Ook voeren wij functioneringsonderzoeken uit en toetsen wij of dossiers voldoende documenten bevatten voor een ontslag wegens disfunctioneren.
